CASO DE USO
Legajos que siempre tienen documentación pendiente
Un expediente avanza entre personas y archivos. Nadie ve claramente qué documento falta, quién debe enviarlo o cuándo reclamarlo.
En síntesis. Este caso de uso consiste en evaluar cómo: mantener un checklist por tipo de trámite, marcar recepciones, pedir faltantes y mostrar estado y responsables.
Así funciona hoy
Un expediente avanza entre personas y archivos. Nadie ve claramente qué documento falta, quién debe enviarlo o cuándo reclamarlo.
Dónde se pierde tiempo
Cada consulta exige abrir carpetas y correos para reconstruir qué llegó y qué sigue faltando.
Qué puede automatizarse
Mantener un checklist por tipo de trámite, marcar recepciones, pedir faltantes y mostrar estado y responsables.
Cómo podría funcionar
Un flujo posible recibe datos de las fuentes necesarias, los contrasta con reglas acordadas, ejecuta lo habitual y envía los casos dudosos a una persona.
Qué sigue requiriendo una persona
Una persona valida la suficiencia de documentos y decide sobre excepciones.
Sistemas que pueden intervenir
Portal o correo, repositorio, workflow y sistema de gestión.
Cuándo vale la pena
Cuando el equipo dedica más tiempo a perseguir papeles que a resolver el trámite.
Qué no asumir
La presencia de un archivo no prueba que sea válido o suficiente.
Cómo lo aborda Smartservices
Relevamos el proceso actual, verificamos datos y accesos, definimos controles y revisión humana, y recién entonces acotamos la integración o automatización.
Preguntas antes de empezar
¿Puede funcionar con nuestros sistemas actuales?
Depende de APIs, exportaciones, permisos y calidad de datos disponibles. Revisamos esas condiciones antes de elegir una integración.
¿Las excepciones siguen pasando por una persona?
Una persona valida la suficiencia de documentos y decide sobre excepciones.
¿Qué hace falta para una evaluación inicial?
Una muestra de entradas actuales, los pasos que realiza el equipo, los sistemas involucrados y las excepciones más frecuentes.