CASO DE USO
Revisión y seguimiento de contratos y documentos
Contratos y anexos viven en carpetas distintas. Las versiones, firmas y fechas clave se controlan en una planilla.
En síntesis. Este caso de uso consiste en evaluar cómo: clasificar archivos, extraer metadatos, comparar versiones, alertar vencimientos y dirigir revisiones.
Así funciona hoy
Contratos y anexos viven en carpetas distintas. Las versiones, firmas y fechas clave se controlan en una planilla.
Dónde se pierde tiempo
Se revisa la versión incorrecta o una fecha importante queda escondida dentro de un PDF.
Qué puede automatizarse
Clasificar archivos, extraer metadatos, comparar versiones, alertar vencimientos y dirigir revisiones.
Cómo podría funcionar
Un flujo posible recibe datos de las fuentes necesarias, los contrasta con reglas acordadas, ejecuta lo habitual y envía los casos dudosos a una persona.
Qué sigue requiriendo una persona
Un profesional revisa cláusulas, riesgos jurídicos y decisiones contractuales.
Sistemas que pueden intervenir
Repositorio, firma electrónica, calendario y sistema de contratos.
Cuándo vale la pena
Cuando fechas y versiones contractuales se multiplican entre equipos y repositorios.
Qué no asumir
La automatización documental no sustituye la revisión legal profesional.
Cómo lo aborda Smartservices
Relevamos el proceso actual, verificamos datos y accesos, definimos controles y revisión humana, y recién entonces acotamos la integración o automatización.
Preguntas antes de empezar
¿Puede funcionar con nuestros sistemas actuales?
Depende de APIs, exportaciones, permisos y calidad de datos disponibles. Revisamos esas condiciones antes de elegir una integración.
¿Las excepciones siguen pasando por una persona?
Un profesional revisa cláusulas, riesgos jurídicos y decisiones contractuales.
¿Qué hace falta para una evaluación inicial?
Una muestra de entradas actuales, los pasos que realiza el equipo, los sistemas involucrados y las excepciones más frecuentes.