CASO DE USO
Aprobación de gastos y comprobantes
Tickets y facturas de gastos llegan por distintos medios. Administración busca concepto, importe, política aplicable y aprobador.
En síntesis. Este caso de uso consiste en evaluar cómo: leer comprobantes, detectar campos faltantes, verificar reglas de gasto, dirigir la aprobación y preparar el registro.
Así funciona hoy
Tickets y facturas de gastos llegan por distintos medios. Administración busca concepto, importe, política aplicable y aprobador.
Dónde se pierde tiempo
Un comprobante incompleto viaja entre empleado, jefe y administración antes de llegar a la persona correcta.
Qué puede automatizarse
Leer comprobantes, detectar campos faltantes, verificar reglas de gasto, dirigir la aprobación y preparar el registro.
Cómo podría funcionar
Un flujo posible recibe datos de las fuentes necesarias, los contrasta con reglas acordadas, ejecuta lo habitual y envía los casos dudosos a una persona.
Qué sigue requiriendo una persona
El responsable aprueba o rechaza gastos fuera de política y revisa casos inciertos.
Sistemas que pueden intervenir
Formulario, repositorio, política de gastos, aprobaciones y ERP.
Cuándo vale la pena
Cuando la misma política se aplica a muchos comprobantes con aprobadores distintos.
Qué no asumir
Una política debe estar definida y actualizada para automatizar sus controles.
Cómo lo aborda Smartservices
Relevamos el proceso actual, verificamos datos y accesos, definimos controles y revisión humana, y recién entonces acotamos la integración o automatización.
Preguntas antes de empezar
¿Puede funcionar con nuestros sistemas actuales?
Depende de APIs, exportaciones, permisos y calidad de datos disponibles. Revisamos esas condiciones antes de elegir una integración.
¿Las excepciones siguen pasando por una persona?
El responsable aprueba o rechaza gastos fuera de política y revisa casos inciertos.
¿Qué hace falta para una evaluación inicial?
Una muestra de entradas actuales, los pasos que realiza el equipo, los sistemas involucrados y las excepciones más frecuentes.