CASO DE USO
Procesamiento automático de facturas de proveedores
Las facturas llegan por correo, portal, PDF o carpeta. Alguien identifica proveedor, importe, vencimiento y centro de costo antes de pedir aprobación.
En síntesis. Este caso de uso consiste en evaluar cómo: reunir documentos, extraer campos, detectar duplicados, validar contra órdenes, enviar a aprobación y preparar el registro.
Así funciona hoy
Las facturas llegan por correo, portal, PDF o carpeta. Alguien identifica proveedor, importe, vencimiento y centro de costo antes de pedir aprobación.
Dónde se pierde tiempo
El equipo reingresa datos que ya figuran en el documento y vuelve a preguntar quién aprobó cada factura.
Qué puede automatizarse
Reunir documentos, extraer campos, detectar duplicados, validar contra órdenes, enviar a aprobación y preparar el registro.
Cómo podría funcionar
Un flujo posible recibe datos de las fuentes necesarias, los contrasta con reglas acordadas, ejecuta lo habitual y envía los casos dudosos a una persona.
Qué sigue requiriendo una persona
Una persona revisa facturas dudosas, excepciones fiscales y aprobaciones según la política interna.
Sistemas que pueden intervenir
Correo o portal, repositorio, órdenes de compra, aprobaciones y ERP.
Cuándo vale la pena
Cuando el volumen obliga a dedicar horas a lectura, carga y búsqueda de aprobaciones.
Qué no asumir
La lectura de un documento no equivale a su aprobación contable o fiscal.
Cómo lo aborda Smartservices
Relevamos el proceso actual, verificamos datos y accesos, definimos controles y revisión humana, y recién entonces acotamos la integración o automatización.
Preguntas antes de empezar
¿Puede funcionar con nuestros sistemas actuales?
Depende de APIs, exportaciones, permisos y calidad de datos disponibles. Revisamos esas condiciones antes de elegir una integración.
¿Las excepciones siguen pasando por una persona?
Una persona revisa facturas dudosas, excepciones fiscales y aprobaciones según la política interna.
¿Qué hace falta para una evaluación inicial?
Una muestra de entradas actuales, los pasos que realiza el equipo, los sistemas involucrados y las excepciones más frecuentes.