CASO DE USO
Cuando una casilla de email se convierte en un sistema
Una casilla compartida recibe solicitudes, adjuntos y consultas. El estado de cada asunto queda enterrado entre reenvíos y etiquetas.
En síntesis. Este caso de uso consiste en evaluar cómo: reconocer intención, extraer adjuntos, crear tareas, actualizar estados, preparar respuestas y escalar excepciones.
Así funciona hoy
Una casilla compartida recibe solicitudes, adjuntos y consultas. El estado de cada asunto queda enterrado entre reenvíos y etiquetas.
Dónde se pierde tiempo
Los correos se reenvían, pero no queda una tarea con dueño, estado y fecha de seguimiento.
Qué puede automatizarse
Reconocer intención, extraer adjuntos, crear tareas, actualizar estados, preparar respuestas y escalar excepciones.
Cómo podría funcionar
Un flujo posible recibe datos de las fuentes necesarias, los contrasta con reglas acordadas, ejecuta lo habitual y envía los casos dudosos a una persona.
Qué sigue requiriendo una persona
El equipo supervisa prioridades, corrige clasificaciones y responde asuntos que necesitan criterio.
Sistemas que pueden intervenir
Correo, gestor de tareas, CRM o ERP y base de conocimiento.
Cuándo vale la pena
Cuando una casilla compartida concentra trabajo que necesita estados, responsables y plazos.
Qué no asumir
Una bandeja de entrada no debería ser un sistema de gestión.
Cómo lo aborda Smartservices
Relevamos el proceso actual, verificamos datos y accesos, definimos controles y revisión humana, y recién entonces acotamos la integración o automatización.
Preguntas antes de empezar
¿Puede funcionar con nuestros sistemas actuales?
Depende de APIs, exportaciones, permisos y calidad de datos disponibles. Revisamos esas condiciones antes de elegir una integración.
¿Las excepciones siguen pasando por una persona?
El equipo supervisa prioridades, corrige clasificaciones y responde asuntos que necesitan criterio.
¿Qué hace falta para una evaluación inicial?
Una muestra de entradas actuales, los pasos que realiza el equipo, los sistemas involucrados y las excepciones más frecuentes.